請求書の書き方個人が知るべき必須項目とテンプレート活用法｜会社宛・手書き対応やインボイス制度も解説

「請求書の書き方、これで本当に合っていますか？」

個人事業主やフリーランスとして取引先と信頼関係を築くためには、正しい請求書の発行が不可欠です。実際に、国税庁の調査によると、請求書の不備によるトラブルは【年間2万件以上】発生しており、金額や消費税の計算ミス、記載漏れが原因で入金遅延や再発行に繋がるケースが多発しています。

「どの項目を記載すれば良いの？」「インボイス未登録でも対応できる？」「副業やアルバイト収入の請求書はどう作成する？」――そんな悩みや不安を感じていませんか。特に【2023年10月】以降は、インボイス制度への対応も求められ、適格請求書の発行や消費税の記載方法にも注意が必要です。

本記事では、「請求書の必須11項目」から「手書き・Excel・PDFテンプレートの活用法」、さらに個人から会社・個人間の取引別事例や、免税事業者・印鑑の有無・保存管理術まで、【最新の法令・実務】に基づいてわかりやすく解説します。

「正しい請求書の作成方法」を身につけて、想定外の損失やトラブルを未然に防ぎましょう。このガイドを読み進めることで、どんな業務形態・取引相手でも対応できる「安心と信頼の請求書」が今日から作れるようになります。

請求書 書き方 個人｜必須項目からテンプレートまで完全ガイド

請求書 書き方 個人事業主が知るべき基礎ルールと発行タイミング

個人事業主やフリーランスが請求書を発行する際は、正確な情報記載と適切なタイミングが重要です。請求書を発行しない場合、支払い遅延や所得証明ができなくなるリスクがあります。取引成立後や業務・商品の納品完了後、できるだけ速やかに請求書を発行しましょう。発行のタイミングを逃さないことで、キャッシュフローを安定させることができます。

下記のテーブルは、個人が請求書に記載すべき主要項目とそのポイントです。

必須項目	記載内容例	注意ポイント
発行日	2024/06/01	日付は西暦表記が望ましい
請求先（宛名）	株式会社○○ 御中	個人宛は「様」、法人は「御中」
発行者情報	氏名または屋号	住所・連絡先を明記すると安心
取引内容	商品名／サービス名	数量・単価・期間も明確に
金額（税抜・税込）	100,000円	消費税・源泉徴収欄も分けて記載
振込先	銀行名・口座番号	名義はカタカナで正確に記載
支払期限	2024/06/30	末締め翌月払いなど明記

発行義務のある取引例として、業務委託、ライティング、デザイン、システム開発、各種サービス納品などが挙げられます。インボイス制度に対応する場合、登録番号の記載も忘れずに行いましょう。

請求書 書き方 個人 副業やアルバイトの場合の違い

副業やアルバイトなど、個人収入の場合の請求書作成には特有の注意点があります。副業収入の場合、契約内容に応じて請求書が必要かどうか事前に確認しましょう。アルバイトは給与明細で対応されることが多いですが、業務委託や成果報酬型の副業では請求書発行が求められるケースが多くなっています。

副業・アルバイトにおける請求書のポイント：
– 契約形態（業務委託・成果報酬など）によって必要性が異なる
– 記載項目は基本的に事業用と同様
– 副業の場合も確定申告の証拠書類となるため保存が必要
– 源泉徴収や消費税の扱いは契約内容によって異なるので要確認

簡単な記載例としては、発行日、宛名、発行者名、業務内容、金額、振込先、支払期限を明記し、手書きやExcelテンプレートで作成可能です。副業での収入も確定申告が必要な場合があるため、請求書は必ず控えを保存しておきましょう。個人間取引や小規模取引の場合も信頼性のために書式を整え、記載内容を簡素にせず、必要項目は省略しないことが大切です。

請求書 書き方 個人 必須項目11選｜宛先から振込先までの記載ルール

請求書の宛先と発行者情報の正しい書き方（個人名・屋号対応）

個人で請求書を発行する際は、宛名や発行者情報を正確に記載することが信頼獲得の第一歩です。宛名は取引先が会社の場合は「御中」、個人の場合は「様」を使い分けます。発行者情報には、氏名や屋号、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。下記のテーブルで正しい例を確認してください。

項目	正しい記載例	注意点
宛名	株式会社〇〇 御中	個人なら「〇〇様」
発行者名	山田太郎／山田デザイン	屋号＋氏名で信頼度アップ
住所	東京都新宿区〇〇-〇〇	番地や建物名まで省略せず記載
電話番号	03-1234-5678	連絡が取れる番号を必ず記載
メール	info@example.com	日常使用するアドレスを推奨

会社宛ては部署名や担当者名も記載し、記載漏れによるトラブルを防ぎます。

請求書 書き方 個人 屋号や住所の表記バリエーション

屋号や本名のみで請求書を発行する場合、下記のポイントを押さえることで信頼性が向上します。

• 屋号と本名を併記する場合は「山田デザイン　山田太郎」と記載
• 本名だけの場合も氏名の後に「印」と明記し、印鑑を押すことで本人確認が容易に
• 住所は「〇〇市〇〇町1-2-3」のように詳細まで記載
• 電話番号・メールアドレスは誤記のないよう複数回チェック
• 連絡先を省略しないことで、入金確認や問い合わせ対応がスムーズ

誤記や省略による入金遅延やトラブルを避けるため、必須情報は漏れなく明記します。

取引内容・金額・消費税の詳細記載方法

請求書には取引内容、数量、単価、小計、消費税、合計金額を明確に記載します。特に消費税や軽減税率対象の場合は、区分ごとに金額を分けて記載しましょう。

項目	記載例
取引内容	ウェブ制作一式、記事作成5本など
数量	1式、5本など
単価	50,000円/本
小計	250,000円
消費税	25,000円（10％）
合計	275,000円

• 小計→消費税→合計の順で明記
• 軽減税率対象の場合は「※軽減税率8％対象」と明記
• サービス提供日や納品日も記載することで証拠性が高まる

記載ミスは支払い遅延やトラブルの原因になるため、必ず確認しましょう。

請求書 書き方 個人 消費税なしや免税事業者の対応

個人事業主で免税事業者の場合や、消費税を請求しない場合には、消費税欄に「非課税」や「消費税なし」と明記します。相手先への配慮として、下記の説明文を添えると丁寧です。

• 「当方は免税事業者のため、消費税はご請求しておりません。」
• 消費税欄は「0円」または「非課税」と記載
• インボイス未登録の場合は「登録番号なし」と明記

取引先が安心して処理できるよう、説明を添えることで信頼性が高まります。必要に応じて、取引内容や金額の根拠となる資料も同封するとよいでしょう。

請求書 書き方 個人 手書き見本｜コクヨ式紙・100均用紙の活用法

請求書 書き方 個人 手書きの基本ルールと注意点

個人で手書きの請求書を作成する際は、法的な有効性を確保しつつ、読みやすさとミス防止を意識することが重要です。手書きでも、記載内容が正確であれば請求書として認められます。主な記載項目は氏名や発行日、取引内容、金額、振込先などです。筆記具は油性ボールペンを推奨し、消せるペンや鉛筆は控えましょう。文字がかすれたり、汚れたりしないように注意し、レイアウトは左上に発行者情報、右上に発行日と宛名、中央に明細、下部に合計金額と振込先を配置するのが一般的です。印鑑は必須ではありませんが、信頼性を高めたい場合は三文判や認印を使うと良いでしょう。

請求書 書き方 手書き コクヨや100均用紙の具体例

コクヨの請求書用紙や100均で入手できるテンプレートを活用すると、記入ミスや記載漏れを防げます。市販の用紙には必要な項目があらかじめ印刷されているため、項目ごとに丁寧に記入するだけで効率的です。明細欄には取引内容・数量・単価を明確に記載し、合計金額は太字で記入します。封筒で郵送する場合は、請求書を二つ折りにしてA4サイズが入るビジネス封筒を使いましょう。封筒の表面には取引先の会社名や担当者名を正確に記載し、裏面に差出人の情報も忘れずに書いてください。手書きで訂正が発生した場合は、二重線と訂正印で修正するのが基本です。

手書き請求書の保存・管理方法と電子移行のタイミング

手書きで作成した請求書は、税務上の保存義務に対応するため、7年間の保管が求められます。紙のまま保存する場合は、日付順や取引先別にファイリングし、湿気や日焼けを防ぐためにクリアファイルや専用ボックスを利用しましょう。紛失リスクを下げるため、重要な請求書はスキャンしてPDF化し、クラウドストレージや外付けHDDにもバックアップを取るのがおすすめです。電子帳簿保存法の要件を満たせば、今後は電子保存やクラウド請求書サービスへの移行も有効です。電子化する際は、スキャンデータの改ざん防止措置や、検索性の確保もポイントになります。手書きから電子請求書への移行タイミングは、請求件数が増えて管理が煩雑になったときが目安です。

請求書 書き方 個人 テンプレート無料配布｜Excel・PDF即ダウンロード

請求書 書き方 個人 テンプレートの種類と選び方

個人で利用できる請求書テンプレートは、手書き、Excel、PDFの３種類が主流です。手書きは百円ショップや文房具店で購入でき、パソコンが苦手な方や即時発行したい場合に便利です。Excelテンプレートは金額や消費税、源泉徴収の自動計算ができ、編集や再利用が簡単です。PDF形式はレイアウトが崩れにくく、メール添付や電子保存にも適しています。

下記の比較表で、ご自身の用途や作業環境に合ったテンプレートを選ぶことが重要です。

種類	特徴	おすすめ用途	注意点
手書き	すぐ記入OK	少量発行・アナログ志向	計算ミスに注意
Excel	自動計算機能有	継続取引・金額ミス防止	フォーマット編集要
PDF	レイアウト固定	電子送付・見本配布	項目修正が困難

テンプレートを選んだ後は、発行者名や取引内容、消費税や源泉徴収の有無など、各項目を抜けなく記入しましょう。

請求書 個人 見本とカスタマイズ例5パターン

請求書は取引内容や発行者の状況に応じて柔軟にカスタマイズすることが可能です。以下のようなパターンで作成すると、より実務に即した運用ができます。

• サービス請求書：取引内容を「Webデザイン制作一式」と明記し、口座情報・支払期限を記載
• 商品販売用：商品名・数量・単価を表形式で記載し、明細を明確にする
• 個人から会社への請求書：宛名を「株式会社●● 御中」、源泉徴収の有無を明記
• 個人間取引：宛名を「●●様」とし、シンプルな項目構成で発行
• インボイス未登録者向け：消費税欄を「0円」または「非課税」とし、登録番号は空欄

Excelでの数式例（消費税10％の場合）
=ROUND(小計*0.1,0)
カスタマイズ例で、用途に合った請求書をスムーズに作成できます。

テンプレート記入時のよくあるミスと修正法

請求書テンプレート記入時は、次のようなミスが多発します。発行前に必ずチェックしましょう。

• 宛名の誤記（御中／様の使い分けミス）
• 合計金額や消費税の計算間違い
• 源泉徴収額の記載漏れ
• 請求日や支払期限の未記入
• 振込先口座情報の誤り
• テンプレートの古いバージョン使用

ミス防止策：
1. 記入後はダブルチェックを行う
2. 自動計算機能付きテンプレートを利用
3. 発行前にプレビューや印刷イメージで確認
4. 項目ごとにチェックリストを活用

万が一誤りがあった場合は、訂正印や再発行で正しい情報を取引先に伝えましょう。これらのポイントを押さえることで、個人でも安心して請求書を発行できます。

請求書 個人から会社へ書き方｜源泉徴収・インボイス対応事例

請求書 個人から会社へ 書き方とマナー・送付フロー

請求書を個人から会社宛てに発行する際は、形式やマナーを守ることで信頼感が高まります。まず宛名は「株式会社○○ 御中」とし、部署名や担当者が分かる場合は追加します。件名は「請求書（案件名）」とし、件名・発行日・請求書番号も明記し、管理しやすくします。明細部分には仕事内容や作業期間を具体的に記載し、金額・消費税・源泉徴収の有無を明確に表示します。振込先口座情報や支払期限も必ず入れましょう。

送付フローとしては、内容の最終確認後、PDF形式で保存し、メールで送付するのが一般的です。メール添付時の件名例には「【請求書送付】○○案件 山田太郎」などを使うと、相手も確認しやすくなります。

請求書 個人から会社へ 源泉徴収や消費税の計算例

請求書における源泉徴収や消費税の計算は正確性が求められます。源泉徴収が必要な業務（例：デザイン、執筆、コンサルティング）では、報酬額から10.21%を差し引いた金額が振込額になります。消費税はインボイス登録の有無で記載方法が異なります。登録していれば登録番号を明記し、消費税額も記載します。

年収別の源泉徴収・控除後金額の計算表

年収（報酬額）	源泉徴収10.21%	振込額（税抜）	消費税（10%）	合計振込額
100,000円	10,210円	89,790円	10,000円	99,790円
200,000円	20,420円	179,580円	20,000円	199,580円

備考欄には「源泉徴収税額10.21%を差し引いてお振込みください」と記載することでトラブルを防げます。インボイス未登録の場合は「消費税は記載していません」と明示しましょう。

請求書 個人から会社へ PDF・メール送付のベストプラクティス

PDFで請求書を送付する際は、ファイル名に「請求書」「案件名」「発行日」などを含めると管理がスムーズです。例：「請求書_株式会社○○_20240601.pdf」。メール添付時は、本文で請求書送付の旨と案件名、振込先、支払期限を簡潔に伝えます。

メール文例

件名：【請求書送付】○○案件 山田太郎

株式会社○○
ご担当者様

お世話になっております。山田太郎です。
○○案件の請求書を添付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点等ございましたらご連絡ください。

PDFで保存することで改ざん防止になり、メール送付の際も誤送信に注意し、ダブルチェックを行うことで信頼性が高まります。

請求書 書き方 個人から個人｜簡易版とトラブル防止ポイント

請求書 書き方 個人から個人取引の必要項目最小化

個人間の取引で請求書を作成する場合、最低限押さえておきたい項目はシンプルです。余計な情報を省きつつ、必要な内容だけを明記することでスムーズなやり取りと誤解の防止に繋がります。

項目	記載内容例	解説
発行日	2024/06/20	実際の請求書発行日を記載
請求先	田中一郎 様	相手の氏名、敬称は「様」
発行元	鈴木花子	自分の氏名、連絡先もあると安心
取引内容	イラスト制作 1点	サービス内容を具体的に
金額	15,000円	支払い総額を明記
支払期限	2024/07/10	期限を明記しトラブル予防
振込先	○○銀行 普通 1234567 鈴木花子	自分の口座情報を正確に
備考	「ご不明点はご連絡ください」	連絡が取れる旨を記載

備考欄には「お取引内容にご不明点があればご連絡ください」などの文言を入れると、口頭合意を補完し安心感を与えます。

請求書 書き方 個人間での振込先・支払期限の明記例

個人銀行口座の記載は、正確な情報と分かりやすさが大切です。金融機関名、支店名、種別、口座番号、名義を明記し、間違いを防ぎましょう。支払期限も必ず明記し、お互いのトラブル回避につながります。

振込先記載例
– 三井住友銀行 渋谷支店 普通 9876543 スズキハナコ

支払期限記載例
– 支払期限：2024年7月10日

遅延が発生した場合の対応として、備考欄に「期日を過ぎた場合、年利14.6%の遅延損害金が発生する場合があります」と記載することで、支払い遅延トラブルの抑止効果が期待できます。

個人間請求書のトラブル事例と解決テンプレ

個人間の請求書で多いトラブルには、未払い、金額の食い違い、支払期限の認識違いがあります。未然に防ぐためには、明確な記載と証拠を残すことが重要です。

トラブル内容	予防策・文例
未払い	「支払期限までにご入金がない場合、再度ご連絡いたします」
金額食い違い	「取引内容・金額についてご不明な点があればご連絡ください」
期限延長の申し出	「やむを得ず支払期限を過ぎる場合は、事前にご相談ください」

テンプレート化することで同様のトラブルを防ぎ、安心して取引ができます。内容の確認や合意が取れた旨をメール本文や備考欄に残すことも大切です。

請求書 書き方 個人 インボイス未登録対応｜免税事業者完全マニュアル

インボイス 未登録 請求書 書き方と取引先説明方法

インボイス未登録の個人や免税事業者が請求書を発行する場合は、明確なルールに沿った記載が必要です。請求書には必ず「インボイス未登録」「適格請求書発行事業者番号未記載」など、登録していないことを明記しましょう。これにより取引先は仕入税額控除が適用できない点を正しく把握できます。誤解を防ぐには、請求書の備考欄にその旨を記載するのが有効です。

取引先への説明メールの例としては、以下のように伝えると安心です。

• 平素よりお世話になっております。
• 私はインボイス登録をしていない免税事業者のため、消費税の仕入税額控除対象外となります。
• ご不明点がございましたらご連絡ください。

控除不可リスクを正確に伝えることで、信頼関係を損なわずに取引が継続できます。

インボイス 未登録 消費税請求 できない場合の代替記載

インボイス未登録の場合、消費税を請求することはできません。請求書には「消費税なし」「非課税」などの表現を記載し、税抜表記のみで合計金額を明記します。簡易請求書として必要最低限の項目を押さえれば、個人から個人、会社への発行も問題ありません。

下記は記載例です。

項目	内容例
発行者名	山田太郎
発行日	2024年4月10日
請求金額	100,000円（消費税なし）
取引内容	デザイン業務一式
振込先	○○銀行 普通1234567
備考	インボイス未登録のため消費税は請求しません

このように、税抜金額のみや非課税を明確に記載することで、トラブルを未然に防ぐことができます。

免税事業者 請求書テンプレートと登録判断基準

免税事業者が使える請求書テンプレートは、インボイス未登録であることを明記し、必須項目を網羅しているものを選ぶことが大切です。下記のようなテンプレートが推奨されます。

必須項目	記載内容例
タイトル	御請求書
発行日	2024年4月10日
発行者情報	氏名・住所・電話番号
請求先	取引先名・担当者名
請求金額	税抜金額のみ（消費税なし）
取引内容	業務内容の明細
振込先	金融機関名・口座番号
備考欄	インボイス未登録の旨を記載

登録判断のポイントは、前年度の課税売上高が1,000万円を超えるかどうかです。フローチャートで判断する場合、

1. 前年売上1,000万円超→登録検討が必要
2. 前年売上1,000万円以下→免税事業者のまま継続可能

となります。売上規模の推移や今後の取引先意向によっても判断が変わるため、定期的な見直しもおすすめです。

請求書 書き方 個人 印鑑不要？位置・種類・デジタル対応ガイド

請求書 書き方 個人 印鑑の必要性とシャチハタ使用可否

個人で請求書を発行する場合、印鑑は必ずしも必要ではありません。多くの企業や取引先では、請求書への押印を求めるケースが減少していますが、信頼性や正式書類としての体裁を重視する場合は押印が推奨されます。官公庁や一部の大手企業では、押印を求められることがあり、その際はシャチハタの使用は避け、三文判や認印を利用しましょう。シャチハタは油性インクで耐久性が低いため、正式な請求書には適していません。

押印の標準的な位置は、請求書の右下もしくは合計金額欄の横です。また、個人から会社へ請求書を発行する際には、登録番号の記載や、必要に応じて源泉徴収や消費税の情報も明記することで、取引先の信頼度が高まります。

印鑑の種類	使用可否	推奨シーン
三文判・認印	〇	会社・官公庁・正式書類
シャチハタ	×	非推奨
デジタル印鑑	〇	電子請求書・PDF対応

請求書 印鑑 PDFやデジタル印鑑の導入方法

PDF形式で請求書を発行する場合、デジタル印鑑や電子署名の導入が有効です。デジタル印鑑は、パソコンで作成した印影をPDFに貼り付ける方法や、電子署名サービスを利用して安全性を高める方法があります。Adobe Acrobatや電子契約サービスを使えば、請求書へ簡単に電子印鑑を追加できます。

導入手順は以下の通りです。

1. パソコンやスマートフォンで印影画像を用意する
2. 請求書ファイル（PDF形式）を開き、印鑑を挿入する
3. 電子署名サービスの場合、サービス上でアカウント登録・署名設定を行う
4. 完成したPDFを取引先へ送付する

これにより、紙での押印が不要になり、書類管理や送付が効率化します。電子帳簿保存法にも対応でき、個人事業主やフリーランスにもおすすめです。

請求書に押印しない場合の代替信頼性向上策

押印せずに請求書を発行する場合でも、信頼性を高める工夫は可能です。署名のみを手書き・電子で記載したり、請求書にQRコードを掲載して送金先や発行者情報の確認を容易にする方法が現代的です。また、請求書に以下の情報を明記すると、取引先からの信用が高まります。

• 発行者名・住所・電話番号・メールアドレス
• 振込先口座情報（名義、銀行名、支店名、口座種別、番号）
• 請求日・支払期限・取引内容

さらに、クラウド請求書サービスを利用することで、発行履歴や送付状況の管理も簡単です。これらの方法は、個人事業主や副業の方にも適しており、印鑑なしでも十分な信頼性を確保できます。

請求書 書き方 個人 おすすめツール比較｜効率化と管理術

請求書作成ソフトの選び方と無料ツール5選

個人で請求書を発行する際、効率化と正確性を両立できる請求書作成ソフトの活用が重要です。freeeやMFクラウド、弥生などの主要サービスは、テンプレートの自動作成や明細・消費税・源泉徴収の自動計算機能が充実しており、手間を大幅に軽減できます。特に無料プランでも十分な機能を持つツールが多く、フリーランスや副業の方にもおすすめです。

サービス名	主な機能	無料プラン	個人適性
freee	請求書自動作成、クラウド保存、インボイス対応	あり	高い
MFクラウド	取引管理、PDF出力、送付履歴管理	あり	高い
弥生	テンプレ編集、請求履歴、手書き帳票も対応	あり	高い
board	請求スケジュール管理、CSV一括出力	あり	中
Zoho Invoice	多言語対応、海外送金用	あり	中

選ぶポイントは以下です。

• 作成・送付・管理が一元化できるか
• インボイス制度や源泉徴収に対応しているか
• 無料で使える範囲が十分か
• スマホやタブレットからも操作できるか

自身の業務内容や取引先の要件に合ったツールを選びましょう。

請求書番号付け方と一元管理のルール設定

請求書には必ず連番で管理できる番号を付けます。これにより、紛失や重複、後日の確認ミスを防げます。番号の付け方の基本ルールは次の通りです。

• 先頭に発行年＋月＋通し番号（例：202405-001）
• 取引先ごとに頭文字を付与（例：A-202405-001）
• ExcelやGoogleスプレッドシートのマクロで自動採番

一元管理のコツ

• 請求書発行ごとにシートで記録
• 発行日・取引先・金額・支払状況を同時に管理
• ファイル名も「請求書番号_取引先名_発行日」と命名

これらのルールを徹底することで、税務申告や支払い確認の際もスムーズに管理できます。

請求書 保存・保管方法の電子 vs 紙比較

電子帳簿保存法により、請求書は紙だけでなく電子保存も認められています。効率化と管理の観点から、両者の特徴を比較します。

保存方法	メリット	注意点
紙	原本として証拠力が高い、手書きにも対応	紛失・劣化リスク、保管スペースが必要
電子(PDF等)	検索・共有が簡単、バックアップも容易	ファイル名・フォルダ構造の統一が重要、電子帳簿保存法の条件に注意

電子保存のコツ

• 発行年・取引先ごとにフォルダを作成
• ファイル名を「請求書番号_取引先_日付」で統一
• クラウドストレージや外付けHDDに定期バックアップ

管理効率を高め、万一の監査にも迅速に対応できる保存体制を整えましょう。